コピー機をお得にレンタルするポイントとは?

コピー機をお得にレンタルするポイントとは?

コピー機をお得にレンタルするためには、事前に月間の印刷枚数をシミュレーションしておくことが大事です。
ここを明確にしておくと、使い放題を選ぶべきかどうかの答えが見えてくるので、自然と最適なプランを選べるようになります。

月間の印刷枚数を試算する必要性

コピー機レンタルは業者によって様々なプランがあり、スタンダードなのは使い放題です。
使い放題というのはまさにコピー機レンタルの醍醐味であり、コピー機をレンタルして自由に好きなだけ印刷することができます。
コピー機レンタルで使い放題はとても人気ですが、料金が15,000円前後~20,000円といった相場なので、もし印刷枚数が少ないのであれば使い放題はコスパが悪くなるので注意をしておきましょう。

印刷枚数が1,000枚や2,000枚と少ない場合、使い放題よりもコストが安いライトプランが用意されている業者を選ぶ方がコスパが良くなります。
業者によってライトプランの月間印刷枚数の上限は異なりますが、相場は使い放題プランの半額ほどに抑えることができます。

 

長期使用でコスパが良くなるのは同じ

コピー機レンタルはどのようなプランでも、長期継続するほどコスパがよくなるのは同じです。
使い放題の場合なら、月間に何千枚と大量に印刷するほど、インク代がお得になります。
ライトプランの場合なら、初期に登録費用が発生しても、月間のランニングコストが安く付くので、長期継続するほど登録費用を含めてインク代の浮きで相殺することができます。

どのくらいの期間を目安にレンタルすべきかを損得で考えると、これはレンタルする機種の市場価格が1つの目安となります。
市場価格を超える場合は購入する方がインク代を含めてもコスパが良くなりますが、短期利用の場合ならレンタルする方がコスパが良くなりますね。
もともと、市場の販売価格が安い機種なら購入してしまう方がお得になりやすいので、あえて最新モデルようにハイスペックな機種を選んでレンタルするというのも1つの選び方です。

この延長として、将来的には購入からコピー機を設置しようと思っている状況でも、お試しとして魅力的なコピーを試せることはレンタルサービスの便利な点でもあります。

 

単純に料金が安い機種を選ぶ

お得にコピー機をレンタルする方法として、シンプルに月額料金が安い機種を選ぶという方法もオススメです。
使い放題という同じプランにおいても、月額料金が安い機種だと10,000円から20,000円ほどコストを抑えることも可能です。
とにかく印刷できれば良いという目的の方は、この選び方なら失敗することがないでしょう。

あとは、カウント制から料金が設定されている場合、利用頻度に応じて料金が決まるので、短期イベントでポスターやチラシを作りたいという状況では使い勝手の良いプランとなります。

 

月間の印刷枚数からお得なプランを選ぶ方法は?

冒頭で紹介したようにコピー機レンタルは印刷枚数を把握しておく方が、賢くプランを選べるようになります。

◆おおよその印刷枚数を算出する
まず、通常業務の場合は今までの事務作業から大よその印刷枚数を算出しておきましょう。
短期イベントの場合などは、そのイベント内容に沿って必要な枚数は大体把握できますね。

 

◆プランを見てみる

印刷枚数を把握したら、印刷枚数に制限があるプランの範囲に収まるかどうかを見ておきます。
もし、制限を超えるようであれば使い放題を選ぶ方がお得です。
レンタルする期間については、レンタルする機種の市場価格に至る期間を把握しておき、その期間の半分程度で契約を終了するという考え方だと確実にコスパは良くなるでしょう。

 

まとめ

業者によってはキャンペーンとして割引を実施するケースも考えられるので、そうした業者発信のお得さに注目しておくこともポイントです。
社内における印刷枚数をシミュレーションしながら、機種やプランを比較してコスパの良いレンタルサービスを探してみてください。


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