コピー機レンタルのメリット・デメリット

コピー機レンタルのメリット・デメリット

コピー機のレンタルサービスは、料金形態がシンプルなのでメリットやデメリットが分かりやすいです。
基本的に、

「コピー機を購入するのは高い・・・」

といったシチュエーションにおいてレンタルを検討することが多いため、レンタルサービスのメリットやデメリットも料金がベースとなってきます。

コピー機レンタルのメリット

コピー機レンタルのメリットは、短期的にコピー機が必要となった場合に月額料金だけでコピー機を調達できることです。

これはリース契約に近いメリットですが、リース契約は途中解約ができないことに対してレンタルは途中解約できるプランが多いです。
また、インクも無料で配布され、保守サービスとしてメンテナンスや修理費用も掛からないことが魅力です。

シチュエーションとしては起業したばかりの会社、業務的にイベントでのチラシやビラを大量に作成しなければならない状況などにおいて利用価値を見出すことができます。
初期費用も一部プランを除いて0円に抑えることができ、リース契約のように信用情報を確認するような審査もありません。

その名のとおり、レンタルという気軽なスタンスで短期的にコピー機を使えます。

 

コピー機レンタルのデメリット

一方、コピー機レンタルのデメリットになるのは月額料金が高いこと、そして長期には向かないことです。
月額料金は使い放題の相場が10,000円前後から20,000円ほどなので、これはリース契約よりも多少は割高となります。

リース契約は月々2,000円や3,000円など、コピー機レンタルの下限相場帯より安い料金で契約することも可能なので、ここが1つの考えどころです。
リース契約は月額料金が安いですが、長期契約から総コストは高くなり、しかも途中解約ができません。

レンタル契約は月額料金が高く付きやすいですが、契約期間を調整しながらコスパを追求することができ、基本的には数ヶ月の短期契約に適しています。
コピー機の購入は、購入代金を調達しなければならないので、コピー機を利用する頻度や期間が短い場合にデメリットが大きくなります。

つまり、継続的にコピー機をずっと使い続けることが確定している状況では、メンテナンスや故障などを除外すると購入するのがお得です。
逆にコピー機の利用頻度に波があるなど、ビジネス上として必須アイテムになり得ない場合においては、必要な状況に応じてレンタルしてしまう方が安く付くケースがあります。

 

コピー機レンタルの最適な契約期間は?

コピー機をレンタルするときに悩ましいのが契約期間です。
リース契約は契約期間が指定されているので、それを考慮してサービスを利用することからも契約期間に悩むことは少ないです。

コピー機レンタルの場合、好きな期間だけレンタルすることができるものの、月額料金を考慮すると、

「いつまでレンタルすべきなのか?」

というのが大きな悩みの種となります。
基本的にコピー機を購入するコストに到達してしまうと損をするため、費用を重視する場合はレンタルする機種の販売価格に達しない期間が目安となります。

あとは、この考え方においてレンタル期間を短くするほどコスパが良くなりますが、必ずしも短期になるほどお得になるとは限らないところがレンタルの難しい点です。
イベントで数週間ほどコピー機が必要だった場合、それを1ヶ月レンタルで10,000円のコストで利用したとすると、購入やリース契約に比べると遥かにお得ですね。

しかし、そのまま2ヶ月や3ヶ月と契約を延長しても、初月以降に利用頻度が極端に減った場合はコストが高く付いてしまいます。

 

まとめ

コピー機のレンタルは一方的にメリットばかりというわけではなく、プランや機種などサービスの選び方によって大きくメリットが変わります。

そのため、何よりも大切なことは利用期間の目途を明確にしながらも、プランや機種などサービス内容を熟考していくことです。


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