コピー機レンタルの注意点はある?

コピー機レンタルの注意点はある?

コピー機のレンタルは、

「プランを熟考する!」

というのが最大のポイントです。
機種ごとにプランを用意している業者が殆どなので、社内に最適な機種を選択しながらもプランの詳細を入念にチェックしておくことが大切です。

3つの注意点

◆注意点その①・初期コストはあるか?◆
コピー機レンタルは搬入や設置などが無料となっているのがスタンダードなので、初期コストが掛からないという認識をお持ちの方が大半だと思います。
しかし、プランによっては登録費用としてコストが発生するケースもあるので、しっかりと初期費用について詳細を確認しておくようにしましょう。

例えば、ライトプランは月額料金が安いですが、業者によっては契約時に登録費用として費用を取っているところがあります。
この場合、同じ機種でも使い放題なら登録費用が掛からないので、結局のところはライトプランの方が利用期間によっては割高になるケースがあります。

 

◆注意点その②・用紙の配給はあるか?◆

コピー機を使うためには用紙が必須なので、コピー機をレンタルすれば用紙代が浮くと考える方も多いでしょう。
しかし、コピー機のレンタルで用紙が配給されるかどうかは業者によります。
サービス内容に用紙配給を完全に含めていない業者があれば、月間に500枚まで配給というように枚数を指定して配給している業者もあります。
インクとセットで用紙もコストが浮くと思っていると失敗してしまうことがあるので、用紙の配給もしっかりと確認しておきたいポイントです。

また、ライトプランでは月間印刷枚数に制限が設けられていることがありますが、用紙配給がある場合でも月間上限の印刷枚数と配給される用紙が同じとは限らないので、こちらも合わせて確認しておく方が良いでしょう。
基本的に印刷用紙の価格は安いので、レンタルプランを選ぶ時に用紙の配給数をそこまで重視する必要はないと思います。

 

◆注意点その③・途中解約ができるかどうか?◆

コピー機レンタルは月額料金を支払うだけでコピー機を使うことができるので、不要となった場合はいつでも解約できそうなイメージがありますね。
しかし、これも業者によって対応は様々であり、プランによって期間縛りが設けられている場合は、途中解約した場合に残りの期間の月額料金を支払う必要があります。
例えば、6ヶ月で月額10,000円となっている場合、6ヶ月以内に解約をしても「月々10,000円」×「6ヶ月」=「60,000円」は支払う必要があります。

これはリース契約と同じようなシステムですが、リース契約のように縛りの期間がそこまで長期ではないため、考えようによっては縛りがあるプランの方が月額料金が安い場合にコスパが良くなることがあります。

 

意外と盲点なのがスペック

コピー機レンタルはプラン内容や料金を重視することが多いので、コスパを追求する際にコピー機のスペックを後回しにしてしまうことが意外と多いです。
多くの業者は有名どころのコピー機を取り揃えていますが、最新型モデルかどうかなど、スペックにこだわる場合はしっかりと機種の詳細を見ておきたいところです。

料金の傾向は、新しいモデルのコピー機になるほど月額料金も高く設定されているので、スペック重視の場合は月額料金が多少高くても満足のいく結果となることもあります。
また、社内で事務作業を行うことを想定すると、使い勝手の良いコピー機は仕事の円滑化に繋がるので、コストをかけても良いポイントかもしれませんね。

 

まとめ

コピー機レンタルは料金形態がシンプルではあるものの、意外と注意点が多いです。
今回紹介した注意点以外にも、根本的にレンタルするコピー機のスペックを比較しておくことも忘れないようにしましょう。
機種によって液晶サイズや用紙のセッティングなど、様々なところに違いがあります。


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